2018年10月自考真题答案
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三、简答题(本大题共5小题，每小题5分。共25分)
36.简析归档文件整理的原则与要求。
【答案】
原则
(1)遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系
(2)区分文件的不同保存价值：文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。
(3)便于保管和利用：便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。
要求：
(1)归档的文件应当齐全完整(基本要求)，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
(2)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
【考点】归档文件整理
37. 简述公文语言的得体。
【答案】
(1) 得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使收文对象产生与行文目的一致的心理效应。
(2) 得体的基本要求：一是要适应行文的语体风格，如指挥性公文应郑重严肃;告知性公文应简明晓畅;请示性公文应恳切明白。二是要分清上下级关系，把握好分寸。三是要恰当地运用公文的专业用语。
【考点】公文的文体
38. 简析公文的特定效用。
(1) 公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。
(2) 公文所具有的特定效用是有一定的时间性的，公文在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。
【考点】公文的特点
四、论述题(本大题共2小题，每小题10分。共20分)
41. 论述公文分发的原则和要求
【答案】
分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
(1)分发原则及要求
a. 方针政策性的，关系全局的指挥性文件，重大问题的请示报告，先送办公部门负责
人或机关领导
b. 日常事务性文件成人高考公文写作考试试题及答案，有规可循的例行公文，直接分送有关部门或承办人
c. 批复、复函或情况报告、报表等，按本机关原发文的承办部门或主管人分送
d. 在文件份数少成人高考公文写作考试试题及答案，阅办阅知部门多的情况下，按先办理、后阅知，先主办、后协办，
先正职、后副职的次序分送。
e. 公文的分发要建立登记交接制度
【考点】分发
42. 试述报告的写作
【答案】
(1) 陈述事实要清楚扼要。以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。要加强文字的概括性，用简明扼要的语言把事情的总体面貌反映出来。
(2) 表述观点要精练清晰。汇报工作需要有自我评价，对今后工作提意见或建议，更是以阐述观点为主。报告中凡涉及观点的地方，一定要精练清晰，即文字要少，意见要很明确。不说空话、废话，每一条意见都要切实可行。
(3) 语言简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实，不可报喜不报忧，不可过分强调困难。要老老实实，少用花哨的形容词，少用含糊不清或过于灵活的概念。
(4) 报告的标题多半用事由加文种的形式，正文之前写受文单位，正文之后，署发文单位和日期。
【考点】报告的写作
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